Финансы: что нужно от финансового директора

Зачем этот документ: это список того, что нужно получить от финансового директора (и пару пунктов — от руководителя), чтобы мы запустили в SEKTA ATLAS модуль «Финансы и управленческая отчётность» — живой план/факт вместо ручных таблиц.

Полная спецификация модуля (что будет на экранах, откуда возьмутся цифры, три фазы строительства) — отдельный документ живой страницей: https://sekta-atlas.ru/executive/finance/spec (раздел «Финансы» в Кабинете руководителя). Этот гайд — короче: только то, что нужно принести, чтобы стартовать.

Два термина, которые встретятся ниже:

• БДР — бюджет доходов и расходов: таблица «статьи × месяцы», где видно, сколько планировали заработать/потратить и сколько вышло по факту. Отвечает на вопрос «прибыльны ли мы?».
• ДДС (полностью — БДДС, бюджет движения денежных средств) — та же таблица, но про живые деньги: что реально пришло на счёт и что ушло. Отвечает на вопрос «хватит ли денег?». Прибыль на бумаге и деньги на счёте — не одно и то же.

Что нужно от финансового директора — по шагам

Шаг 1. БДР-файл (Excel) — главное, запускает всю работу

Прислать сам файл, как его ведут сейчас, ничего не переделывая: помесячный план и факт доходов и расходов за текущий год. Если есть такой же файл за прошлый год — тоже прислать (даст базу для сравнения и будущего прогноза).

Не нужно приводить файл к какому-то «нашему формату» — формата-требования нет. Разборщик файла мы подстроим под то, что есть. Один настоящий файл полезнее десяти описаний.

Шаг 2. Расшифровка статей

Короткая записка (можно прямо в письме или на отдельном листе того же Excel): что входит в каждую статью доходов и расходов. Например: «Маркетинг = реклама + блогеры + промо-материалы», «ФОТ = зарплаты + налоги с зарплат». Если у статей есть вложенность (статья → подстатьи, группы «Доходы» / «Себестоимость» / «Коммерческие расходы») — описать эту иерархию как есть.

Зачем: чтобы при загрузке файла каждая строка легла в справочник статей правильно и итоги не задваивались.

Шаг 3. Какие отчёты финдиректор хочет видеть на экране

Расставить приоритет (что нужно в первую очередь):

• план/факт по статьям и месяцам с отклонениями (ядро Фазы 1);
• динамика — графики по месяцам, сравнение с прошлым годом;
• прогноз — куда едем к концу квартала/года.

Достаточно одной фразы вида «сначала план/факт, прогноз потом» — от этого зависит порядок строительства экранов.

Шаг 4. Периодичность обновления и кто загружает

Два ответа:

1. Как часто обновляются цифры — раз в месяц (классика) или чаще (раз в неделю)?
2. Кто будет загружать файл в систему — сам финдиректор, бухгалтер, помощник? (Загрузка — это «зайти на страницу, нажать кнопку, выбрать файл», без технических навыков.)

Шаг 5. Движение денег (ДДС) и платёжный календарь — для Фазы 2

Ответить на три вопроса (пока просто «да/нет и в каком виде», файлы — когда дойдём до Фазы 2):

1. Ведётся ли учёт движения денег (ДДС)? В каком виде — Excel, 1С, банковская выписка?
2. Ведётся ли платёжный календарь (список «кому, сколько и когда платить» по ближайшим датам)?
3. Если ничего из этого не ведётся — это нормально, Фаза 2 начнётся с чистого листа, просто скажите «не ведём».

Шаг 6. Почты пользователей финансового блока

Список людей, которым нужен доступ к финансовым разделам: ФИО + рабочая почта каждого. Первым в списке — сам финансовый директор.

Зачем: вход в Кабинет руководителя работает по одноразовому коду на почту, а в системе прав для финдиректора заводится роль уровня «руководитель» (executive) — доступ к финансам без остального кабинета. Без почты доступ выдать не на кого.

Шаг 7. Связка с 1С — на будущее, запуск не блокирует

Один вопрос: делаются ли сейчас выгрузки из 1С (бухгалтерской программы) — например, оборотно-сальдовые ведомости или отчёты в Excel? Если да — какие и как часто.

Это НЕ нужно для старта: Фаза 1 работает от БДР-файла. Но ответ поможет спланировать, когда расходы начнут подтягиваться из 1С автоматически, а не из файла.

Что нужно от руководителя (владельца)

1. Подтвердить состав показателей верхнего уровня — что должно быть на первом экране финансового дашборда. Предложенный набор: выручка месяца (план/факт), валовая маржа, исполнение бюджета в %, дебиторка (кто должен нам). Вычеркнуть лишнее / добавить своё.
2. Решить, кто видит финансы: только владелец и финдиректор, или также руководители направлений (и если да — все цифры или без каких-то, например без ФОТ).

Главное

Фаза 1 стартует с одного БДР-файла (Шаг 1) — остальные пункты можно доносить по ходу, они уточняют детали, но не блокируют начало работы. Прислали файл → мы строим справочник статей, загрузку и план/факт — и показываем первый живой экран.